Chấm công là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng các quy định chấm công phù hợp và hiệu quả. Đừng lo lắng! Trong bài viết dưới đây, ViCheckin sẽ chia sẻ với bạn 7 quy định chấm công phổ biến trong doanh nghiệp. Tham khảo ngay!
I. Top 7 quy định chấm công phổ biến trong doanh nghiệp
Về bản chất, chấm công là phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả và tối ưu nhất hiện nay tại các đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ dựa trên quá trình theo dõi, ghi nhận và đánh giá về thời gian làm việc của nhân sự. Mọi hoạt động cần có các quy định rõ ràng và minh bạch để đảm bảo tính chính xác và công bằng khi chấm công. Vậy đó là những quy định nào? Mời bạn đọc theo dõi ngay nội dung dưới đây.
1. Quy định về thời gian làm việc
Tại Bộ luật lao động 2019 trong khoản 1 điều 105 nêu rõ: “Người lao động làm việc không quá 08 giờ trong 1 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.” Đây là thời gian làm việc theo giờ hành chính. Các doanh nghiệp cần chấp hành và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Doanh nghiệp cần xây dựng thời gian làm việc chung cho toàn công ty. Dưới đây là khung giờ làm việc phổ biến nhất hiện nay được các doanh nghiệp phân bổ như sau:
- Ca sáng: từ 8h đến 12h
- Ca chiều: từ 13h30 đến 17h30 hoặc ca tối từ 17h30 đến 21h30
Nhìn chung, quy định về thời gian làm việc phụ thuộc nhiều vào đặc thù của công việc và mức độ phù hợp đối với doanh nghiệp. Do đó, các quy định về thời gian làm việc hoàn toàn do doanh nghiệp quyết định và mọi nhân sự phải tuân thủ.
2. Quy định về thời gian chấm công
Khi đã có những khung giờ và thời gian làm việc cụ thể, nhà quản trị nhân sự cần đưa ra những quy định về thời gian chấm công. Hiểu đơn giản rằng, nhân viên cần thực hiện chấm công để ghi nhận ca làm việc của mình. Đại đa số các doanh nghiệp hiện nay thực hiện chấm công 2 lần bao gồm:
- Chấm công khi bắt đầu ca làm việc
- Chấm công khi kết thúc ca làm việc
Tuy nhiên, trong thực tế vẫn có nhiều trường hợp nhân sự quên chấm công, đi muộn, về sớm, nghỉ việc không lý do và các lý do khách quan khác. Nếu doanh nghiệp không có các biện pháp xử lý và quy định rõ ràng rất dễ dẫn đến tình trạng mất kiểm soát. Hơn thế nữa, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Một số quy định kèm theo về thời gian chấm công doanh nghiệp có thể xây dựng theo như:
- Các trường hợp đi muộn/ về sớm/ quên chấm công, nhân viên cần gửi đơn online đến nhà quản lý báo cáo về trường hợp của bản thân để được xử lý.
- Nếu nhân sự vi phạm quá 3 lần/ tháng, bộ phận quản lý sẽ đưa ra các biện pháp xử lý cụ thể theo quy định của công ty. Các mức độ có thể dưới hình thức cảnh cáo, hành chính hoặc thậm chí là sa thải.
3. Quy định về giờ giấc ra vào công ty
Mỗi đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sẽ có các quy định giờ giấc ra vào công ty khác nhau. Tùy thuộc vào đặc thù công việc cùng các yếu tố ảnh hưởng khác, doanh nghiệp sẽ có thời gian riêng.
Theo khảo sát về thời gian ra vào công ty tại các thành phố lớn, thời gian ra vào phổ biến chủ yếu thuộc khoảng thời gian như sau:
- Ca sáng: từ 8h đến 12h
- Nghỉ trưa 1 tiếng 30 phút
- Ca chiều: từ 13h30 đến 17h30
Thời gian nghỉ trưa và các ca làm việc đều có thể linh động và thay đổi dựa vào sự phù hợp của doanh nghiệp. Miễn sao đảm bảo đủ thời gian làm việc 8 giờ/ ngày.
4. Quy định về số ngày nghỉ phép và đăng ký nghỉ phép
Căn cứ vào quy định của Bộ Luật lao động, người lao động có quyền lợi được hưởng số ngày nghỉ phép nhất định trong năm và được hưởng 100% lương. Cụ thể như sau:
- 12 ngày nghỉ phép/ năm đối với người lao động trong điều kiện bình thường.
- 14 ngày nghỉ phép/ năm đối với người chưa thành niên, người tàn tật, lao động nặng nhọc hoặc trong môi trường độc hại.
- 16 ngày nghỉ phép/ năm đối với người lao động làm việc đặc biệt nặng nhọc hoặc trong môi trường độc hại, nguy hiểm.
Doanh nghiệp cần đảm bảo chấp hành đúng theo quy định của nhà nước nếu không sẽ bị xử lý nghiêm khắc dưới nhiều hình thức. Tuy nhiên, quyền lợi này được áp dụng khi nhân đó trở thành nhân viên chính thức tại doanh nghiệp. Ngoài ra, tại điều 11 của Bộ luật lao động cũng đã quy định, cứ 5 năm năm làm việc tại doanh nghiệp người lao động sẽ được nghỉ thêm 1 ngày phép năm.
Thời gian nghỉ phép của nhân sự cần được ban quản lý doanh nghiệp phê duyệt. Do đo, nhân sự khi nghỉ phép cần làm đơn nghỉ phép đến phòng nhân sự. Thời gian nộp đơn phụ thuộc vào thời gian nghỉ phép. Dưới đây là một ví dụ về thời gian quy định nộp đơn nghỉ phép bạn có thể tham khảo:
- Nghỉ dưới 1 ngày: Báo trước 1 ngày.
- Nghỉ từ 1 đến 3 ngày: Xin phép trước 2 ngày.
- Nghỉ trên 3 ngày: Xin phép trước 1 tuần.
Trong các trường hợp nghỉ phép đột ngột, căn cứ vào lý do nghỉ phép doanh nghiệp vẫn có thể xem xét và duyệt đơn cho nhân sự.
5. Quy định đăng ký tăng ca và làm thêm giờ
Dễ thấy các hoạt động tăng ca và làm thêm giờ tại nhiều doanh nghiệp. Việc tăng ca hay không phụ thuộc vào sự thống nhất của người lao động và doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:
- Người lao động đồng thuận việc làm thêm giờ bởi người lao động có quyền từ chối việc làm thêm giờ.
- Tổng thời gian làm việc bao gồm cả làm thêm giờ không quá 12 giờ/ ngày.
- Thời gian tăng ca dưới 50% thời gian làm việc thông thường trong ngày.
- Tổng thời gian làm thêm trong năm không quá 200 giờ.
6. Quy định đăng ký đi muộn, về sớm hoặc làm tại nhà
Các quy định đăng ký đi muộn, về sớm hoặc làm tại nhà sẽ khác nhau theo từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhân sự có nghĩa vụ phải thông báo đến bộ phận nhân sự hoặc bộ phận có thẩm quyền. Riêng đối với chính sách làm việc tại nhà thì nhân viên cần tuân thủ các quy định để đảm bảo hiệu quả công việc cũng như sự an toàn trong quá trình làm việc.
Đối với những trường hợp đặc biệt được quy định theo quy định của nhà nước, thì mọi tổ chức bắt buộc phải tuân theo. Trong điều 137 của Bộ luật Lao động 2019 nêu rõ người lao động được phép về muộn có lương khi:
- 60 phút/ ngày đối với người lao động đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng
- 30 phút/ ngày đối với nhân viên nữ đang trong thời kỳ kinh nguyệt. (Khuyến khích)
Dựa vào những quy định của Bộ luật lao động, doanh nghiệp có thể đưa ra những đãi ngộ khác cho nhân sự liên quan đến các trường hợp này. Đến nay, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng các chế độ đãi ngộ tốt với nhân sự như:
- Được phép xin đi muộn/ về sớm tối đa 4 lần/ tháng và được hưởng nguyên lương.
- Người lao động được phép làm việc tại nhà nếu vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
7. Quy định xử lý các vi phạm chấm công
Người lao động cần chấp hành và tuân thủ theo các quy định chấm công của công ty. Trong các trường hợp vi phạm, doanh nghiệp cũng cần có các biện pháp xử lý. Dựa trên mức độ vi phạm, các cách xử lý được chia thành các mức như sau:
- Nhắc nhở, cảnh cáo: Nếu nhân sự vi phạm lần đầu hoặc ít gặp có thể thực hiện nhắc nhở nhẹ qua các hình thức văn bản, trao đổi,…
- Đóng phạt, không tính công, trừ lương: Khi thời gian vi phạm và số lần vi phạm của nhân sự quá nhiều, công ty có quyền trừ lương của nhân sự. Đặc biệt là các trường hợp nghỉ không lý do.
- Sa thải: Trường hợp nếu đã áp dụng các cách xử lý khác nhau nhưng nhân sự vẫn không sửa đổi thì sẽ nhận mức phạt cao nhất đó chính là sa thải.
II. Những lưu ý khi xây dựng quy định chấm công
Mỗi doanh nghiệp hay đơn vị sẽ có những quy định chấm công khác nhau. Những quy định chấm công chủ yếu được xây dựng dựa trên văn hóa và sự phù hợp với doanh nghiệp. Các quy định chấm công muốn đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
- Quy định cần rõ ràng và có tính khoa học.
- Nêu chi tiết về cách thức chấm công, hình thức chấm công và thời gian chấm công.
- Đưa ra phương hướng xử lý những tình huống khi chấm công nhanh chóng.
- Mọi thông tin trong quy định cần được công khai và phổ cập đến nhân sự.
Song song với quy định và văn hóa của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tuân thủ theo những quy định của luật lao động. Các điều lệ, quy định cần có sự đồng nhất giữa nhà quản lý và người lại động. Doanh nghiệp cũng nên đưa ra các quyết định khi đã khảo sát ý kiến từ phía người lao động.
III. Quản lý nhân sự tự động bằng máy chấm công khuôn mặt ViCheckin
Xây dựng quy định chấm công hay chính là xây dựng kỷ luật cho doanh nghiệp. Tại đó các thành viên đều phải tuân theo giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhanh chóng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lựa chọn hình thức chấm công phù hợp.
Trong kỷ nguyên số 4.0, phần mềm chấm công bằng camera ai tự động – ViCheckin sẽ là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp. Dựa trên khả năng nhận diện khuôn mặt, phần mềm chấm công nhanh chóng chưa đến 1s. Các dữ liệu về thời gian chấm công, đối tượng chấm công, địa điểm chấm công đều được ghi nhận trên hệ thống. Nhà quản lý dễ dàng trong việc theo dõi và đánh giá nhân sự của doanh nghiệp.
Điểm khác biệt của phần mềm chấm công ViCheckin so với các cách chấm công truyền thống khác nhất định phải điểm đến như:
- Công nghệ Ai hiện đại: Phần mềm ứng dụng công nghệ hiện đại 4.0, chấm công chính xác 99,99%
- Tính năng đa dạng, hữu ích: Phần mềm tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ trong quá trình quản lý nhân sự như: xử lý đơn từ online, nhắc nhở chấm công, gửi thông báo hàng loạt, chấm công online,…
- Tối ưu quá trình quản lý nhân sự: Dữ liệu chấm công được phần mềm xử lý khoa học và dễ hiểu. Từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự cho hoạt động quản lý nhân sự.
- Chấm công trên điện thoại: Không chỉ hỗ trợ chấm công tại hệ thống máy chủ được đặt tại văn phòng làm việc, phần mềm còn có thể chấm công online trên điện thoại dễ dàng. Ứng dụng ViCheckin được phát triển trên cả hai hệ điều hành iOS và Android.
Như vậy, bài viết đã chia sẻ với bạn đọc những quy định chấm công phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Việc xây dựng quy định chấm công là điều thiết yếu mà mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều cần thực hiện.Hãy tham khảo ngay nội dung mà ViCheckin đã đề cập để có thể xây dựng quy định chấm công phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé!
