Chấm công tính lương là việc doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận lịch trình làm việc của nhân viên. Ngày nay, có nhiều phương pháp chấm công khá phổ biến như vân tay, thẻ từ, AI,… Nhờ vào những cách chấm công này mà cả doanh nghiệp và nhân viên đều tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương và thưởng trở nên dễ dàng hơn. Trong bài viết này, phần mềm Vicheckin sẽ giới thiệu đến bạn những cách chấm công tính lương phổ biến hiện nay.
I. Chấm công tính lương là gì?
Chấm công tính lương là quá trình ghi nhận và ghi lại thời gian làm việc của nhân viên để tính toán lương dựa trên số giờ làm việc thực tế. Quá trình này thường được thực hiện thông qua hệ thống chấm công, có thể là hệ thống điểm danh bằng giấy, máy chấm công hoặc phần mềm chấm công điện tử. Do đó, cách chấm công tính lương là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự và đảm bảo công bằng trong việc trả lương cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc thực tế.
II. Tại sao cần phải chấm công tính lương ?
Chấm công tính lương là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự và hệ thống thanh toán lương của một tổ chức. Chấm công tính lương sẽ giúp việc quản lý nhân sự, đảm bảo công bằng và tuân thủ quy định pháp luật, cũng như cung cấp thông tin để quản lý hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quá trình làm việc trong tổ chức. Dưới đây là một số lý do tại sao cần phải chấm công tính lương:
- Tính lương công bằng: Chấm công là cơ sở để tính toán lương cho nhân viên một cách công bằng và chính xác. Thông qua việc ghi nhận thời gian làm việc, công ty có thể tính toán lương dựa trên số giờ làm việc thực tế của từng nhân viên, đảm bảo tránh sự thiếu công hay thừa công.
- Ghi nhận thời gian vào/ra: Nhân viên ghi lại thời gian khi bắt đầu làm việc và kết thúc làm việc trong ngày. Thông thường, hệ thống chấm công sẽ ghi nhận thời gian vào/ra này theo định dạng giờ, phút hoặc giây.
- Quản lý thời gian làm việc: Chấm công giúp công ty theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Điều này có thể giúp phát hiện các vấn đề liên quan đến việc đi trễ, về sớm, nghỉ phép, làm thêm giờ và quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên.
- Quản lý nhân sự và hiệu suất làm việc: Dữ liệu chấm công cung cấp thông tin quan trọng về hiệu suất làm việc của nhân viên. Công ty có thể sử dụng dữ liệu này để đánh giá, đề xuất cải tiến và quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn, nhằm tối ưu hóa sự phân công công việc và năng suất lao động.
III. Các cách chấm công tính lương phổ biến hiện nay
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, các phương pháp chấm công tính lương ngày càng được đa dạng hóa và tiện lợi hơn. Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Dưới đây là những cách chấm công tính phổ biến mà bạn có thể tham khảo để lựa chọn phù hợp.
1. Chấm công bằng AI
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, các hình thức chấm công hiện đại ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Trong đó, chấm công bằng camera AI là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm vượt trội như độ chính xác cao, bảo mật tốt, linh hoạt và tiện lợi. Chấm công bằng AI đơn giản là việc sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để tự động chấm công cho nhân viên. Một trong những phần mềm quản lý nhân sự tiêu biểu là Vicheckin, đã được biết đến với khả năng checkin bằng camera sử dụng công nghệ AI hiện đại.
Ưu điểm của phần mềm chấm công AI:
- Nhân viên không cần chủ động nhớ đến việc chấm công vì việc này sẽ diễn ra hoàn toàn tự động.
- Thời gian chấm công được rút xuống thấp nhất, mất chưa đến 2 giây để hoàn thành việc chấm công.
- Camera có thể đáp ứng được những việc trên nhờ vào những tính năng vượt trội so với những thiết bị chấm công khác.
- Camera có khả năng xử lý nhận diện ngay lập tức cho 50.000 khuôn mặt với tốc độ dưới 0,25 giây và khả năng chính xác 99,9%.
- Mức độ chính xác cao, người lao động không thể nhờ chấm công hộ.
- Loại bỏ được hạn chế của các hình thức chấm công khác như: Không mang thẻ theo người, bị mờ dấu vân tay, thẻ bị hỏng, …
- Không mất thêm các chi phí vận hàng phụ như chi phí in ấn, chi phí làm thẻ,…
Ngoài ra, Checkin AI còn đi kèm với một loạt các tính năng quản lý nhân sự thông minh:
- Quản lý công ty: Cho phép quản lý nhiều chi nhánh, phòng ban, chức vụ và địa điểm cài đặt.
- Quản lý đơn từ: Bao gồm các đơn xin nghỉ làm, đi muộn, về sớm, đi công tác, tăng ca và đăng ký ca làm việc.
- Quản lý báo cáo: Bao gồm quản lý chấm công theo ngày, tổng quan chấm công theo tháng, chi tiết chấm công từng nhân viên và báo cáo nghỉ phép.
- Quản lý lương: Tính toán bảng lương, quản lý phiếu lương và phúc lợi, cũng như xuất báo cáo lương tổng hợp và chi tiết.
Những tính năng trên không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn cung cấp thông tin chi tiết và phân tích sâu về hoạt động nhân sự, từ đó giúp doanh nghiệp ra quyết định thông minh và hiệu quả hơn.
2. Chấm công bằng thẻ từ
Chấm công bằng thẻ từ là một phương pháp sử dụng máy chấm công đặc biệt kết hợp với thẻ từ. Trong quy trình này, nhân viên chỉ cần đưa thẻ từ vào máy chấm và mọi thông tin về thời gian làm việc sẽ được tự động ghi lạ
Ưu điểm:
- Quá trình chấm công nhanh chóng, chỉ mất khoảng 1-2 giây, phù hợp cho cả các doanh nghiệp quy mô lớn và nhỏ.
- Thẻ từ được làm từ nhựa, dễ bảo quản và ít hỏng hơn so với thẻ giấy.
- Máy chấm công thẻ từ có khả năng liên kết dữ liệu với máy tính, giúp quản lý và xử lý thông tin công lương một cách hiệu quả.
- Dữ liệu có thể được lưu trữ ngay cả khi xảy ra mất điện.
Nhược điểm:
- Doanh nghiệp phải chi trả chi phí làm thẻ cho nhân viên khi có biến động trong số lượng nhân sự.
- Nhân viên phải luôn mang thẻ theo mình. Nếu thẻ bị mất, quên ở nhà hoặc gãy, nhân viên sẽ không thể chấm công.
- Dữ liệu có thể không minh bạch do khả năng của nhân viên nhờ người khác quét thẻ từ. Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, việc này có thể không được kiểm soát hết.
- Máy quét thẻ từ chỉ quét được một nhân viên mỗi lần, dẫn đến việc nhân viên cần xếp hàng để quét thẻ, gây mất thời gian và giảm trải nghiệm làm việc tại doanh nghiệp.
3. Chấm công bằng vân tay
Chấm công bằng vân tay là cách chấm công nhân viên bằng cách đặt ngón tay vào máy chấm công chuyên dụng có tích hợp sinh trắc. Máy sẽ tự động quét và lưu trữ danh tính cùng thời gian di chuyển của nhân viên.
Ưu điểm:
- Hạn chế tối đa những trường hợp gian lận chấm công, dữ liệu chấm công sẽ đảm bảo công bằng và minh bạch.
- Người lao động có thể chấm công nhanh chóng ngay tại cửa ra vào của công ty. Ngoài ra, máy chấm vân tay thiết kế nhỏ gọn có thể lắp đặt bất kì chỗ nào trong tòa nhà.
- Ít phát sinh thêm các chi phí phụ như in thẻ giấy và in thẻ từ. Dữ liệu vân tay dễ dàng cập nhật khi có thêm nhân sự mới.
- Giá thành rẻ hơn so với các máy chấm công theo khuôn mặt hay mống mặt.
- Đồng bộ dữ liệu dễ dàng với phần mềm quản lý công – lương.
Nhược điểm:
- Vân tay dễ bị ảnh hưởng bởi các tác động bên ngoài. Nếu vân tay người lao động bị mờ do thời tiết, hóa chất hoặc thân nhiệt thì sẽ không thể chấm công được.
- Đòi hỏi nhân viên phải có mặt tại công ty vào đầu buổi và cuối buổi. Những phòng ban có nhiều nhân viên phải đi công tác, đi gặp khách hàng như phòng kinh doanh thì hình thức chấm công này chưa phù hợp.
- Máy chấm công vân tay có thể bị hỏng hóc, cần được bảo trì thường xuyên gây tốn kém cho doanh nghiệp.
- Mỗi lần chỉ chấm công cho một người duy nhất. Doanh nghiệp quy mô lớn thì người lao động sẽ phải xếp hàng rất lâu để được chấm công.
4. Chấm công thủ công trên nền tảng Excel
Đây là hình thức quản lý công làm việc của người lao động ngay trên nền tảng Excel, nhà quản lý sẽ tham gia ghi chép và theo dõi nhân viên. Dữ liệu chấm công mỗi ngày đều được lưu lại dưới dạng bảng biểu Excel giúp dễ kiểm soát và theo dõi. Chấm công theo phương pháp thủ công được phân thành 3 loại chính bao gồm: Chấm công theo ngày, theo giờ và Chấm công dựa trên thông tin nghỉ bù.
Ưu điểm:
- Thực hiện trên nền tảng miễn phí không cần tải xuống. Từ đó giúp tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp
- Phù hợp với những doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ (quản lý chấm công dưới 30 nhân sự)
- Thiết lập bảng biểu nhanh chóng, thao tác dễ dàng. Áp dụng được luôn những biểu mẫu sẵn có vào công việc.
Nhược điểm:
- Trong quá trình sử dụng Excel, nhà quản trị nhân sự sẽ phải quản lý cùng lúc nhiều sheet chấm công khác nhau phân bố rải rác. Điều này khiến ban lãnh đạo và phòng Nhân sự khó nắm được bức tranh tổng quan về tình hình đi sớm – về muộn tại doanh nghiệp.
- So với các hình thức khác, quản lý trên Excel có mức độ bảo mật kém. Do nhiều người khác nhau đều được cấp quyền vào file dẫn đến ai cũng có khả năng thao tác nhầm làm hỏng dữ liệu.
- Đòi hỏi nhà quản trị nhân sự biết vận dụng tốt nhiều hàm Excel để tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng.
- Nếu quy mô nhân sự gia tăng nhanh chóng trong thời gian ngắn, doanh nghiệp sẽ phải lãng phí thêm nhiều nguồn lực và thời gian để quản lý hoạt động chấm công trên Excel.
5. Chấm công bằng mống mắt
Chấm công bằng mống mắt là phương pháp sử dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) để nhận dạng và xác thực người dùng thông qua mống mắt. Chấm công bằng mống mắt là cách chấm công sử dụng máy để phân tích hình ảnh võng mạc ghi được của nhân viên, đối chiếu với dữ liệu được thiết lập để xác nhận công.
Ưu điểm:
- Sử dụng công nghệ sinh trắc học nhận dạng mống mắt, có độ chính xác cao, không thể bị giả mạo.
- Máy chấm công mống mắt có tốc độ xử lý nhanh và dễ sử dụng.
- Độ bảo mật cao, giúp bảo vệ an ninh và tài sản của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Chi phí cao, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi đầu tư.
- Không phù hợp với những phòng ban thường xuyên di chuyển.
IV. Lợi ích khi dùng phần mềm chấm công AI – Vicheckin
Chấm công tính lương bằng AI mang lại nhiều lợi ích quan trọng như tăng chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện quản lý nhân sự, và tăng sự minh bạch trong quá trình chấm công. Sử dụng phần mềm chấm công tính lương AI có nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp và tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích cụ của phần mềm chấm công AI:
- Chính xác và tính nhất quán: Phần mềm chấm công AI giảm thiểu sai sót chấm công do con người gây ra. Nó chấm công với độ chính xác cao và đảm bảo tính nhất quán trong việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian và lao động: Giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý, vì họ không cần thực hiện công việc chấm công thủ công. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào công việc chính.
- Minh bạch và bảo mật dữ liệu: Phần mềm chấm công AI giúp tạo ra dữ liệu chấm công minh bạch và đảm bảo tính bảo mật cho thông tin cá nhân của nhân viên. Các dữ liệu này thường được lưu trữ trên các máy chủ an toàn và được quản lý một cách nghiêm ngặt.
V. Một số ứng dụng thực tế của hệ thống chấm công
Hệ thống chấm công vân tay thường được ứng dụng trong các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc có sự biến động cao trong lực lượng lao động, đặc biệt là những doanh nghiệp không muốn phải đầu tư nhiều vào việc làm thẻ chấm công. Các loại doanh nghiệp thích hợp để sử dụng hệ thống chấm công bằng vân tay bao gồm:
- Văn phòng, tòa nhà
- Nhà máy, xí nghiệp
- Khu công nghiệp lớn
- Trường học, bệnh viện
- Chuỗi cửa hàng
V. Kết Luận
Bài viết trên đã giới thiệu đến một các cách chấm công tính lương hiệu. Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp.
