Quản lý thông tin nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và bền vững của tổ chức. Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin nhân sự là rất cần thiết để đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Vậy hệ thống quản lý thông tin nhân sự có những vai trò và chức năng như thế nào? Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng hệ thống thông tin nhân sự trong doanh nghiệp, hãy cùng Vicheckin tìm hiểu qua bài viết sau.
I. Hệ thống thông tin nhân sự là gì?
Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là một phần mềm hỗ trợ tổ chức và quản lý khoa học các dữ liệu chi tiết về người lao động, cùng với các chính sách và thủ tục liên quan đến đội ngũ nhân sự trong tổ chức.
Các dữ liệu này bao gồm thông tin hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, chính sách phúc lợi, cơ chế khen thưởng và kỷ luật, cũng như toàn bộ quá trình công tác. Việc tổng hợp và phân tích dữ liệu trên hệ thống giúp các nhà quản trị xây dựng chiến lược nhân sự phù hợp dựa trên cơ sở dữ liệu.
Hệ thống quản lý thông tin nhân sự được thiết kế nhằm chuẩn hóa các nghiệp vụ và quy trình quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà quản lý sử dụng hiệu quả nguồn lực con người, hỗ trợ cho quá trình vận hành của tổ chức.
II. Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý nguồn nhân lực. Dưới đây là một số vai trò của của hệ thống thông tin nhân sự:
1. Phản ánh chính xác tiềm lực nhân sự trong doanh nghiệp
Nhân sự đảm nhiệm hai vai trò chính: cung cấp thể lực cho các công việc chuyên môn không thể tự động hóa (như chăm sóc khách hàng, xử lý sự cố) và cống hiến trí lực để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp (như điều phối tài nguyên, phân bổ nguồn lực, xây dựng và thực hiện kế hoạch). Do đó, để tối ưu nguồn lực con người, nhà quản trị cần sử dụng hệ thống quản lý thông tin để đánh giá chính xác tiềm năng và giá trị của nhân sự.
Hệ thống thông tin nhân sự sẽ phản ánh được toàn diện tiềm lực của đội ngũ nhân sự trong tổ chức, xét về cả số lượng và chất lượng.Hệ thống cung cấp dữ liệu về sự biến động nhân sự, chất lượng lao động, và tiềm năng phát triển. Từ đó, ban lãnh đạo có cơ sở để điều chỉnh mục tiêu và định hướng hoạt động phù hợp với cơ cấu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận khác nhau.
2. Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự
Hệ thống thông tin nhân sự là phần quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp vì hệ thống này sẽ cung cấp dữ liệu cho quá trình ra quyết định và xây dựng các chiến lược phát triển nguồn nhân lực hiệu quả. Bằng cách theo dõi và phân tích dữ liệu về nhân sự, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến cơ cấu đội ngũ như cắt giảm, tuyển mới hoặc duy trì số lượng hiện tại.
Ngoài ra, hệ thống thông tin nhân sự là cơ sở để ban lãnh đạo xây dựng các chiến lược phát triển nhân viên như đào tạo, bồi dưỡng, và định hướng các mục tiêu và kế hoạch hoạt động phù hợp với tiềm lực con người của tổ chức.
3. Kênh thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên
Hệ thống thông tin nhân sự còn là cầu nối giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, cho phép truyền tải và tiếp nhận thông tin hai chiều giữa cấp quản lý và nhân sự. Nhà quản lý có thể tiếp nhận ý kiến đóng góp, khiếu nại của nhân viên để nâng cao chất lượng quản lý, đồng thời nhân viên cũng có thể theo dõi thông tin cá nhân trên hệ thống như hồ sơ nhân sự, bảng công, phiếu lương.
Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực luôn được đảm bảo minh bạch, rõ ràng và có sự tương tác liền mạch, hai chiều giữa mọi cấp độ. Đây chính là nền tảng vững chắc để xây dựng một tổ chức mạnh mẽ và gắn kết.
III. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Dưới đây là 7 chức năng cốt lõi của hệ thống thông tin nhân sự:
1. Quản lý tuyển dụng
Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ quản lý quy trình tuyển dụng với nhiều tính năng tiện ích: đăng tin tuyển dụng, sàng lọc CV, lưu trữ thông tin về ứng viên, lập lịch phỏng vấn, đánh giá ứng viên, gửi email xác nhận, phân bổ cơ hội việc làm phù hợp và xuất báo cáo phân tích hiệu quả tuyển dụng.
2. Quản lý chấm công
Hệ thống thông tin nhân sự thu thập dữ liệu về lịch trình làm việc và tình hình chấm công của nhân viên.Nó hoạt động như một công cụ tự động hóa, giúp doanh nghiệp tính toán lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. Dựa vào số ngày công, bộ phận nhân sự có cơ sở để tính toán và lập bảng lương hàng tháng cho nhân viên.
Các hệ thống quản lý nhân sự thông tin cho phép các công ty sử dụng chức năng phần mềm chấm công bằng nhiều hình thức như chấm công bằng Camera AI, thẻ từ, chấm công bằng chân tay, chấm công định vị GPS, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt… Dữ liệu chấm công sẽ được đẩy trực tiếp lên hệ thống theo thời gian thực tạo thời điểm nhân viên thực hiện chấm công, từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự.
3. Quản lý tiền lương
Hệ thống thông tin nhân sự tự động hóa quy trình tính lương cho nhân viên. Các dữ liệu về thông tin nhân sự và hợp đồng được đẩy trực tiếp lên hệ thống, kết hợp với dữ liệu chấm công để tự động tạo bảng lương vào cuối tháng. Nhân viên có thể xem và xác nhận bảng lương trên hệ thống, trong khi ban lãnh đạo nắm được tình hình quỹ lương qua các báo cáo từ hệ thống. Ngoài ra, một số hệ thống cho phép trả lương trực tiếp cho nhân viên ngay trên phần mềm.
4. Quản lý phúc lợi
Quản lý phúc lợi trên hệ thống thông tin nhân sự là một xu hướng mới trong ngành nhân sự, giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên và tăng cường sự gắn bó với doanh nghiệp. Thông tin về phúc lợi của mỗi vị trí được thể hiện rõ ràng và chính xác. Nhân viên có thể dễ dàng đăng ký các phúc lợi khác ngay trên hệ thống.
5. Đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một chức năng quan trọng của công tác quản trị nhân sự. Bộ phận nhân sự có thể theo dõi và đánh giá năng lực nhân viên để triển khai các chương trình đào tạo phù hợp, nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ. Một số hệ thống thông tin nhân sự còn có chức năng đào tạo trực tuyến, lưu trữ bài giảng và đánh giá kết quả đào tạo.
6. Quản lý hiệu suất
Tính năng quản lý hiệu suất của hệ thống thông tin nhân sự giúp đánh giá hiệu suất công việc một cách chính xác và khoa học dựa trên nhiều tiêu chí. Thông qua hệ thống các tiêu chí về KPI, khung năng lực,… từ đó ghi nhận một cách công tâm những nỗ lực và cống hiến của nhân viên, cũng như biết được nhân viên nào đang làm việc kém hiệu quả để có những phương pháp cải tiến chất lượng phù hợp.Từ đó, tổ chức có thể ghi nhận và khen thưởng kịp thời những thành tích của nhân viên.
7. Báo cáo và phân tích
Hệ thống thông tin nhân sự cung cấp các báo cáo tổng quan và chi tiết về tình hình nhân sự và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trên nhiều khía cạnh khác nhau như doanh thu của nhân viên, tần suất vắng mặt, hiệu suất làm việc,… Dựa vào đó, các nhà quản lý cân nhắc và đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong tổ chức.
III. Vicheckin – Phần mềm quản lý thông tin nhân sự toàn diện
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng trở nên quan trọng, việc quản lý nhân lực đóng vai trò then chốt cho sự bền vững và phát triển của doanh nghiệp. Do đó, triển khai phần mềm HRM để xây dựng hệ thống quản trị nguồn nhân lực trở thành một hướng đi tất yếu. Hệ thống quản lý thông tin nhân sự là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn.
Trong đó, Vicheckin là một giải pháp HRIS toàn diện, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vicheckin trở thành một trong những giải pháp giải quyết “nỗi đau” thị trường và mang lại nhiều lợi ích: Tiết kiệm tối đa chi phí thời gian, nhân sự, góp phần vào việc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp 4.0.
Tính năng của hệ thống thông tin nhân sự Vicheckin:
- Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, lịch sử làm việc, và quản lý các thủ tục cũng như quan hệ lao động.
- Quản lý chấm công: Theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tự động.
- Quản lý tiền lương: Tính toán lương dựa trên dữ liệu chấm công và quy định của công ty, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Quản lý nghỉ phép: Theo dõi yêu cầu nghỉ phép và du lịch của nhân viên, phê duyệt yêu cầu tại cấp chi nhánh.
- Quản lý thông tin công ty: Toàn bộ thông tin về công ty được thể hiện trên hệ thống, giúp tất cả nhân viên hiểu rõ và nắm được tổng quan về công ty.
- Quản lý nhiều chi nhánh: Tạo hồ sơ cho từng chi nhánh với thông tin như địa chỉ, thông tin liên hệ, và người quản lý. Theo dõi tình trạng hoạt động và hiệu suất của từng chi nhánh.
- Đánh giá nhân viên: Cung cấp đa dạng hình thức đánh giá, thiết lập kỳ đánh giá cho toàn bộ phòng ban, và báo cáo toàn diện về năng lực nhân viên.
- Quản lý thông tin nhân sự: Tạo và quản lý hồ sơ cá nhân cho mỗi nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, kỹ năng, chứng chỉ và bằng cấp. Ghi lại lịch sử làm việc, bao gồm vị trí công việc, thăng tiến và lương.
- Báo cáo và phân tích: Hỗ trợ tạo báo cáo về chấm công, lương, nghỉ phép và hiệu suất công việc. Phân tích dữ liệu để so sánh hiệu suất và đưa ra các quyết định cải tiến.
IV. Kết luận
Trên đây là những thông tin đầy đủ về hệ thống thông tin nhân sự mà Vicheckin muốn giới thiệu đến bạn đọc. Hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan và có thể chọn lựa hệ thống phù hợp với tổ chức của mình. Chúc bạn thành công !
