Việc quản lý nhân sự hiệu quả là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Do đó, nhiều công ty đã chuyển đổi từ việc sử dụng phương pháp truyền thống sang sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự. Trong bài viết này, phần mềm Vicheckin sẽ giới thiệu đến bạn phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quản lý nhân sự.
I. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự HRM là công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác quản trị nhân sự. Phần mềm này được thiết kế để giúp tổ chức quản lý thông tin liên quan đến nhân sự của mình. Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các tính năng để quản lý thông tin cá nhân, lịch sử làm việc, bảng lương, kỹ năng, hợp đồng lao động, và các thông tin khác liên quan đến nhân viên trong tổ chức. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu các sai sót, tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho tổ chức.
II. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự có tầm quan trọng lớn đối với các tổ chức và doanh nghiệp vì nó mang lại nhiều lợi ích và giải quyết những thách thức trong quản lý nhân sự. Dưới đây là một số tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự:
1. Tăng cường hiệu suất làm việc
Phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nhân sự, từ việc tuyển dụng đến quản lý hiệu suất và phát triển nhân viên. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ hành chính và giảm thiểu công việc thủ công.
2. Quản lý thông tin nhân viên hiệu quả
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép tổ chức lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên một cách dễ dàng và an toàn. Từ thông tin cơ bản như hồ sơ cá nhân đến lịch sử làm việc và thông tin về kỹ năng và bằng cấp. Phần mềm này giúp tổ chức dễ dàng theo dõi và quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả.
3. Tiết kiệm thời gian
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép tự động hóa nhiều quy trình nhân sự, từ việc tuyển dụng, quản lý thời gian làm việc, đến tính lương và phúc lợi nhân viên. Thay vì phải thực hiện các nhiệm vụ này thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng tự động hóa trong phần mềm để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Cùng với đó, công tác chấm công, tính lương tháng cũng được thực hiện một cách tự động. Doanh nghiệp không cần phải mất nhiều thời gian để kiểm tra thời gian ra vào của nhân viên bởi thông tin đều đã được phần mềm nhân sự ghi nhận một cách chi tiết.
4. Tăng cường khả năng quản lý thời gian và công việc
Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các tính năng quản lý thời gian làm việc, bao gồm theo dõi giờ làm việc, quản lý nghỉ phép và nghỉ ngơi, và lập lịch làm việc. Điều này giúp cho việc quản lý thời gian và công việc trở nên hiệu quả hơn.
5. Giảm thiểu rủi ro pháp lý
Bằng cách tự động hóa quy trình và duy trì sự tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cho tổ chức. Phần mềm này giúp đảm bảo rằng các quy trình nhân sự được thực hiện đúng cách và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
III. Top 7 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả nhất 2024
1. Phần mềm quản lý nhân sự Vicheckin
Vicheckin là phần mềm quản trị nhân sự có đầy đủ các tính năng giúp tối ưu quá trình quản lý công ty chuyên nghiệp. Vicheckin giúp quản lý nhân sự, đào tạo ứng viên mới, theo dõi lịch làm việc, đánh giá hiệu quả làm việc nhân viên, chính sách đãi ngộ, lương thưởng. Giúp tăng năng suất và tăng độ chính xác, phù hợp với mọi doanh nghiệp. Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự.
Ưu điểm của phần mềm Vicheckin:
- Quản lý thông tin công ty: Toàn bộ thông tin về công ty được thể hiện trên hệ thống của phần mềm giúp toàn thể cá nhân, nhân viên trong công ty hiểu rõ và nắm được tổng quan về công ty mình.
- Quản lý nhiều chi nhánh:
Thông tin chi nhánh: Tạo hồ sơ cho từng chi nhánh với thông tin như địa chỉ, thông tin liên hệ, người quản lý chi nhánh. Theo dõi tình trạng hoạt động và hiệu suất của từng chi nhánh.
Quản lý nhân viên chi nhánh:
– Gắn kết nhân viên với chi nhánh: Xác định rõ ràng nhân viên làm việc tại chi nhánh nào. Theo dõi tình hình chấm công, nghỉ phép và hoạt động của nhân viên trong chi nhánh.
– Hồ sơ cá nhân: Tạo và quản lý hồ sơ cá nhân cho mỗi nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, kỹ năng, chứng chỉ và bằng cấp.
– Lịch sử làm việc: Ghi lại lịch sử làm việc của nhân viên, bao gồm vị trí công việc, thăng tiến, và lương.
Quản lý hồ sơ cá nhân - Chấm công và thời gian làm việc: Chấm công theo chi nhánh: Theo dõi giờ làm việc của nhân viên tại từng chi nhánh riêng biệt.Tính toán lương và các khoản trợ cấp dựa trên dữ liệu chấm công của chi nhánh.
- Quản lý lương và chi nhánh: Xác định lương cơ bản cho từng chi nhánh dựa trên quy định và điều kiện cụ thể. Tính toán và quản lý các khoản lương thưởng, phụ cấp, và trợ cấp riêng cho từng chi nhánh.
- Quản lý nghỉ phép và du lịch theo chi nhánh: Theo dõi yêu cầu nghỉ phép và du lịch của nhân viên trong từng chi nhánh. Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép và du lịch tại cấp chi nhánh.
- Quản lý dự án và công việc chi nhánh: Liên kết dự án và công việc với nhân viên trong từng chi nhánh. Theo dõi tiến độ công việc và dự án của chi nhánh.
- Báo cáo và phân tích theo chi nhánh: Tạo báo cáo riêng cho từng chi nhánh về chấm công, lương, nghỉ phép và hiệu suất công việc. Phân tích dữ liệu để so sánh hiệu suất giữa các chi nhánh và đưa ra quyết định cải tiến.
- Giao tiếp và tương tác giữa các chi nhánh: Cung cấp kênh giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các chi nhánh. Tạo môi trường để chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau.
2. Phần mềm quản lý nhân sự online AiHR
Phần mềm quản lý nhân sự AiHR được phát triển bởi công ty JobTest. Với phần mềm AiHR, doanh nghiệp dễ dàng truy cập và quản lý nhân sự thông qua các bảng theo dõi và chấm công.
Ưu điểm:
- Xây dựng bộ từ điển KPIs chuẩn giúp doanh nghiệp đánh giá và quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp.
- Xây dựng và quản lý quy trình làm việc cho từng doanh nghiệp.
- Kiểm soát chất lượng nhân viên, có khung năng lực để đánh giá nhân sự.
- Sử dụng cơ chế tính lương 3P.
- Hỗ trợ chiến lược đào tạo nhân lực cho công ty trong dài hạn.
- Hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định chiến lược và đưa ra các mốc thời gian cụ thể.
- Cho phép điều chỉnh tính năng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Phần mềm có nhiều tính năng nên người sử dụng cần phải làm quen và nắm vững để vận hành.
- Giá phần mềm cao hơn trong phân khúc nhưng chất lượng vượt trội.
- Cần cập nhật để bổ sung thêm các tính năng mới.
3. Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR
BambooHR là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp có quy mô trung bình và lớn. Phần mềm này có giao diện được tối ưu tốt và dễ sử dụng. Chúng giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý nhân viên. Tuy nhiên, mức phí cao của phần mềm BambooHR có thể là trở ngại đối với các doanh nghiệp nhỏ. Đồng thời, các hạn chế về tính năng ở các gói dịch vụ cơ bản cũng là điều bạn nên cân nhắc.
Ưu điểm, tính năng:
- Giao diện thân thiện: BambooHR có giao diện trực quan và những tính năng ưu việt. Mọi người đều có thể làm quen và sử dụng phần mềm này.
- Quản lý thông tin nhân sự: Phần mềm có khả năng quản lý thông tin nhân viên một cách chi tiết: từ thông tin cá nhân, lịch sử làm việc, đến các loại phúc lợi trong công ty.
- Theo dõi quá trình tuyển dụng: Phần mềm cho phép theo dõi quá trình tuyển dụng từ đầu đến cuối: Từ việc đăng tuyển, quản lý ứng viên, đến việc đánh giá và chọn lựa ứng viên phù hợp.
- Quản lý hiệu suất nhân sự: Bamboohr hỗ trợ việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.Từ đó xác định những điểm mạnh và những điểm cần cải thiện.
- Phần mềm BambooHR tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ kế toán, theo dõi KPIs. Chúng sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu suất nhân sự.
Nhược điểm:
- Chi phí cao: BambooHR có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những công ty có ngân sách hạn chế do mức giá khá cao.
- Hạn chế về tính năng ở gói cơ bản: Một số tính năng quan trọng chỉ có sẵn ở các gói dịch vụ cao cấp, khiến người dùng phải trả thêm chi phí để sử dụng.
- Đôi khi gặp vấn đề về hiệu suất: Một số người dùng đã báo cáo về các vấn đề liên quan đến hiệu suất và thời gian tải trang khi sử dụng BambooHR.
4. Phần mềm quản lý nhân sự online DigiiHR
DigiiHR là một phần mềm quản trị nhân sự đa năng và linh hoạt, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Phần mềm này bao gồm nhiều phân hệ khác nhau bao gồm Thông tin nhân sự, Cơ cấu tổ chức, Quản lý công việc, Quản lý năng lực, Quản lý đãi ngộ và Quản lý KPIs. Mỗi phân hệ đều có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng có khả năng đồng bộ hóa và liên kết dữ liệu giữa các phân hệ, tạo nên một phần mềm quản lý nhân sự đồng nhất cho doanh nghiệp.
Ưu điểm, tính năng:
- Quản lý dữ liệu trung tâm: DigiiHR tạo ra một nền tảng để quản lý tất cả thông tin của nhân viên, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro từ việc quản lý dữ liệu rải rác.
- Tính năng tự động hóa: Phần mềm này có khả năng tự động hóa nhiều quy trình làm việc: từ quản lý thời gian làm, theo dõi ngày nghỉ đến việc quản lý quy trình tuyển dụng.
- Hỗ trợ đánh giá hiệu suất: Phần mềm này đánh giá hiệu suất nhân viên. Doanh nghiệp có thể tìm ra điểm mạnh của từng nhân viên và bố trí hợp lý.
- Dễ dàng tích hợp: DigiiHR có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng: Từ hệ thống kế toán đến các công cụ quản lý.
Nhược điểm:
- Các tính năng đang hoàn thiện, vì vậy mà bạn cần phải nâng cấp phần mềm thường xuyên.
- Mức phí cho phần mềm khá cao và thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
5. Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Zoho People
Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People cũng là phương án tốt dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các tính năng của phần mềm giúp doanh nghiệp khai thác tốt tiềm năng của nhân viên và quản lý công việc hiệu quả.
Ưu điểm, tính năng:
- Điểm mạnh lớn nhất của Zoho People chính là giải pháp quản lý nhân sự miễn phí. Chúng phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc có ngân sách hạn chế.
- Dù là một dịch vụ miễn phí, Zoho People vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho quản lý nhân sự như: quản lý thông tin nhân viên, theo dõi thời gian làm việc, quản lý nghỉ phép và đánh giá hiệu suất.
- Zoho People có thể dễ dàng tích hợp với các sản phẩm khác của Zoho, tạo nên một hệ sinh thái ứng dụng đồng bộ.
- Giao diện người dùng thân thiện và dễ tùy chỉnh, giúp người dùng có thể dễ dàng thích ứng và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
Nhược điểm:
- Do đây là phần mềm miễn phí nên dịch vụ chăm sóc khách hàng chưa được tốt và phản hồi chậm.
- Bản miễn phí này không có nhiều chức năng phân tích và đánh giá nhân sự.
- Có thể bị rò rỉ thông tin doanh nghiệp.
6. Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí iHCM
Cloud HR là một giải pháp quản lý nhân sự dựa trên điện toán đám mây. Hiện nay có 2 phiên bản trả phí và miễn phí để người dùng trải nghiệm các tính năng. Phần mềm giúp các doanh nghiệp và tổ chức quản lý thông tin nhân sự, theo dõi thời gian làm việc và thực hiện chức năng quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
Ưu điểm, tính năng:
- Tiết kiệm chi phí: Cloud HR giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Truy cập từ xa: Đây là một ứng dụng dựa trên điện toán đám mây, người dùng có thể truy cập vào hệ thống từ bất cứ nơi nào, miễn là có kết nối internet.
- Dễ dàng mở rộng: Cloud HR có khả năng mở rộng dễ dàng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp và quy mô nhân sự.
- Cập nhật tự động: Phần mềm được cập nhật tự động. Từ đó giúp cho người dùng luôn có được phiên bản mới nhất.
- Dễ dàng tích hợp: Cloud HR có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác. Hướng đến việc tạo ra một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện.
- Tích hợp trên Excel: Cloud HR là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel. Người dùng có thể dễ dàng thao tác và quản lý hiệu quả.
Nhược điểm:
- Giới hạn tính năng: So với các phiên bản trả phí, Cloud HR bản miễn phí có ít tính năng hơn.
- Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật không tốt như với các phiên bản trả phí.
7. Phần mềm quản lý nhân sự Zenefits
Zenefits là một phần mềm quản lý nhân sự rất phổ biến với hơn 11.000 công ty trên toàn thế giới tin dùng. Các cấp lãnh đạo đang quản lý hơn 400.000 nhân viên từ ứng dụng này. Zenefits cung cấp nhiều tính năng quản lý nhân sự quan trọng như quản lý gói lương thưởng, quản trị nhân sự và hỗ trợ xử lý các yêu cầu liên quan đến nhân sự. Nhân viên có thể sử dụng Zenefits để tự giới thiệu bản thân khi mới vào công ty, lựa chọn các lợi ích lao động như bảo hiểm và ký các tài liệu quan trọng một cách dễ dàng.
Ưu điểm của Zenefits:
- Tích hợp All in one: Zenefits cung cấp một nền tảng toàn diện cho việc quản lý nhân sự, bảo hiểm, lương bổng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung và dễ dàng hơn.
- Giao diện người dùng thân thiện: Giao diện của Zenefits được thiết kế đơn giản và trực quan, giúp người dùng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng.
- Tự động hóa hiệu quả: Phần mềm giúp tự động hóa nhiều quy trình, từ quản lý nhân sự đến quản lý lương bổng. Chúng giảm thời gian và công sức cho các nhà quản lý.
- Tính linh hoạt: Zenefits phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, từ quy mô nhỏ đến lớn và có thể thích ứng với nhu cầu khác nhau trong công ty.
- Truy cập di động: Zenefits có ứng dụng di động, cho phép quản lý và nhân viên truy cập vào hệ thống mọi lúc, mọi nơi.
Nhược điểm của Zenefit:
- Chi phí cao: Đối với một số công ty, đặc biệt là các công ty nhỏ hoặc ở các quốc gia với mức thu nhập thấp hơn như Việt Nam, giá của Zenefits có thể được coi là cao.
- Giới hạn trong gói cơ bản: Một số tính năng quan trọng như quản lý bảng lương không được bao gồm trong gói cơ bản. Nền tảng yêu cầu thanh toán thêm phí để mở khóa chức năng.
- Độ phức tạp khi sử dụng: Mặc dù có giao diện thân thiện, nhưng đối với những người không quen với phần mềm quản lý nhân sự, Zenefits có thể có đôi chút phức tạp khi bắt đầu sử dụng.
- Hỗ trợ khách hàng: Một số người dùng đã phản ánh về chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng không tốt.
IV. Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp
Khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp của mình, có một số tiêu chí quan trọng mà bạn nên xem xét để đảm bảo rằng giải pháp bạn chọn đáp ứng được các nhu cầu cụ thể của tổ chức và mang lại giá trị cao nhất. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng bạn nên xem xét:
- Quy mô doanh nghiệp: Đánh giá kích thước và quy mô của doanh nghiệp của bạn. Một số phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong khi các giải pháp khác có khả năng mở rộng và phù hợp với các doanh nghiệp lớn hơn.
- Tính linh hoạt: Xác định các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn và đảm bảo rằng phần mềm có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn. Tính linh hoạt trong việc tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống khác cũng là một yếu tố quan trọng.
- Tính năng và mô-đun: Đảm bảo rằng phần mềm cung cấp các tính năng cần thiết cho việc quản lý nhân sự của bạn, bao gồm quản lý thông tin nhân viên, chấm công, quản lý lương, tuyển dụng và đào tạo, quản lý hiệu suất, và nhiều hơn nữa. Kiểm tra xem phần mềm có cung cấp mô-đun riêng lẻ hay tính năng tích hợp nào phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Dễ sử dụng: Một giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường sự chấp nhận và sử dụng của người dùng. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể dễ dàng sử dụng và tương tác với phần mềm một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng: Kiểm tra chất lượng và tính chuyên nghiệp của dịch vụ hỗ trợ và dịch vụ khách hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp phần mềm. Đảm bảo rằng bạn có sẵn hỗ trợ khi cần và rằng nhà cung cấp có một hệ thống hỗ trợ đáng tin cậy.
- Bảo mật và tuân thủ pháp lý: Bảo mật dữ liệu nhân sự là một ưu tiên hàng đầu. Đảm bảo rằng phần mềm tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến nhân sự.
V. Kết luận
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hiện đại như Vicheckin không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.Hy vọng bài viết trên sẽ đem lại những thông tin hữu ích giúp bạn.
