Tổng hợp từ A-Z các hình thức quản lý chấm công phổ biến 2024

Có nhiều hình thức quản lý chấm công phổ biến, Cùng Vicheckin tìm hiểu ưu, nhược điểm của 6 hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

1. Quản lý chấm công bằng thẻ giấy

Quản lý chấm công nhân viên bằng thẻ giấy là một hình thức quản lý đơn giản và truyền thống.Bằng cách chấm công này, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy chấm công, sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ chấm công lên thẻ. Khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng với các cột giờ vào, ra đã được chia sẵn trên thẻ.

Ưu điểm:

• Đơn giản và dễ triển khai: Không cần đầu tư quá nhiều vào công nghệ hoặc hệ thống phức tạp, chỉ cần thẻ giấy và máy chấm công đơn giản.
• Chi phí thấp: So với các phương thức quản lý chấm công khác như phần mềm chấm công, việc sử dụng thẻ giấy giúp tiết kiệm chi phí đầu tư và duy trì.
• Dễ dàng sử dụng: Nhân viên có thể dễ dàng sử dụng thẻ giấy để chấm công mỗi khi đến và đi làm.

Nhược điểm:

• Thẻ giấy dễ bị hỏng và thất lạc. Nhân viên cần bảo quản cẩn thận và luôn đem theo để có thể chấm công.
• Có khả năng gian lận công.
• Phức tạp, yêu cầu nhiều thời gian và dễ sai sót trong tổng hợp dữ liệu công.
• Quy trình tổng hợp thông tin thủ công
• Không phù hợp với doanh nghiệp có nhiều nhân viên.

2. Quản lý chấm công bằng thẻ từ

Khi sử dụng phương pháp quản lý chấm công bằng thẻ từ, nhân viên chỉ cần đưa thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin về thời gian vào ra sẽ được tự động ghi lại trong hệ thống máy chấm công. Để triển khai phương thức này, doanh nghiệp cần trang bị máy chấm công chuyên dụng để đọc thông tin từ thẻ. Thêm vào đó, các thông tin cá nhân và mã số của nhân viên sẽ được lưu trữ trong thẻ từ, giúp việc nhận diện và ghi nhận thông tin chấm công trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Ưu điểm:

• Thời gian chấm công nhanh gọn trong vài giây.
• Thẻ từ dễ bảo quản hơn quản lý chấm công nhân viên bằng thẻ giấy.
• Xử lý thông tin nhanh, chính xác do kết nối trực tiếp với máy tính. Hành chính Nhân sự (HCNS) không cần ghi chép, tổng hợp dữ liệu công thủ công.
• Các máy chấm công thẻ từ hiện đại đều có bộ nguồn dự trữ đề phòng khi mất điện.

Nhược điểm

• Chi phí phát sinh cho thẻ từ và máy đọc thẻ.
• Cần thời gian cài đặt thẻ khi có nhân sự mới.
• Nhân viên tự bảo quản và đem theo thẻ mọi lúc mọi nơi.
• Có thể xảy ra gian lận, chấm công hộ

3. Quản lý chấm công bằng vân tay

Quản lý chấm công bằng vân tay đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào máy chấm công điện tử. Đây là một hình thức chấm công phổ biến và hiệu quả trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bằng cách sử dụng công nghệ sinh trắc học, hệ thống có thể xác định danh tính của nhân viên dựa trên hình ảnh vân tay của họ.

Sau khi được cài đặt lần đầu, máy chấm công sẽ tự động ghi nhận thời gian làm việc mỗi khi nhân viên đặt vân tay lên đầu đọc. Điều này giúp tăng cường tính chính xác và tiện lợi trong quá trình quản lý chấm công.

Ưu điểm:

• Độ chính xác tuyệt đối, hạn chế sự gian lận do mỗi người có dấu vân tay khác nhau.
• Hệ thống tự động ghi nhận và trích xuất giờ ra, giờ vào.
• Có thể cài đặt nhiều ca làm việc khác nhau.
• Không giới hạn số vân tay cài đặt.
• Nhân viên không mất công bảo quản như sử dụng thẻ từ, thẻ giấy.

Nhược điểm:

• Chi phí cao hơn các phương thức kể trên. Cần hệ thống máy tính kết nối, đầu đọc vân tay và thời gian cài đặt.
• Một số trường hợp có thể làm việc đọc dấu vân tay trở nên khó khăn. Ví dụ ngón tay bị bẩn, ướt hay bị lạnh. Do đó, thời gian đi làm không chính xác và gây bất tiện với nhân viên.
• Một số doanh nghiệp sản xuất, cơ khí, ngón tay nhân viên thường xuyên bị bẩn hoặc mòn. Do đó cần lấy dấu vân tay mới định kỳ.

4. Quản lý chấm công bằng khuôn mặt

Quản lý chấm công bằng khuôn mặt là một phương thức mới trong việc quản lý chấm công, sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính của nhân viên. Hệ thống sẽ học và lưu trữ các đặc điểm trên khuôn mặt của mỗi nhân viên trong cơ sở dữ liệu.

Các máy chấm công FaceID thường yêu cầu nhân viên phải đứng trước đầu đọc để xác định danh tính. Phương thức này giúp tăng cường độ chính xác và tiện lợi trong quá trình chấm công, đồng thời cũng mang lại trải nghiệm người dùng thuận tiện và nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Hạn chế tối đa các phát sinh như thất lạc thẻ, ngón tay bị ướt, lạnh.
• Hạn chế tiếp xúc tại chung một điểm.
• Độ chính xác cao, ngăn chặn gian lận chấm công.
• Hệ thống tự động ghi nhận và xử lý dữ liệu nhanh chóng.
• Có thể cài đặt lời chào dành cho nhân viên hoặc thông báo khi có người lạ.

Nhược điểm:

• Có chi phí cao. Hệ thống FaceID càng thông minh càng cần đầu tư nhiều hơn. Ví dụ nhận dạng ngay cả khi đeo khẩu trang hay nhận dạng từ xa.
• Trong khi đó các hệ thống chấm công khuôn mặt chi phí thấp thường có khả năng ghi nhận kém.
• Thực tế, tốc độ xử lý chậm hơn vân tay hay thẻ từ.

5. Quản lý chấm công bằng mống mắt 

Quản lý chấm công nhân viên bằng công nghệ nhận dạng mống mắt là một phương pháp sinh trắc học giúp nhận dạng người lao động dựa trên các đặc điểm của mống mắt, đặc biệt là vùng bao quanh đồng tử. Mỗi mống mắt là duy nhất, không giống nhau, do đó không có khả năng gian lận ngày công thông qua việc sử dụng công nghệ này.

Công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition) sử dụng thuật toán hình ảnh để phân tích và nhận dạng các đặc điểm độc nhất của mống mắt của mỗi người, bao gồm cả khi người dùng đang đeo kính hoặc sử dụng kính áp tròng.

6. Sử dụng phần mềm để quản lý chấm công

Sử dụng phần mềm để quản lý chấm công là một giải pháp hiện đại và tiện lợi cho các doanh nghiệp, nhờ vào sự phát triển của công nghệ và nhu cầu tăng cao về kiểm soát thời gian làm việc và địa điểm làm việc của nhân viên. Các phần mềm này tích hợp tính năng quản lý chấm công, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên.

Thông qua phần mềm trực tuyến, bộ phận quản lý nhân sự có thể dễ dàng theo dõi thời gian có mặt và ngày nghỉ phép của nhân viên, cũng như kiểm soát sự đi trễ và về sớm của họ. Điều này giúp tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát trong quá trình quản lý nhân sự, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc và tính chính xác trong việc tính toán lương và các quy trình liên quan đến chấm công.

Ưu điểm:

• Tính khả dụng cao, ngoài việc ghi nhận thời gian làm việc, phần mềm quản lý chấm công thường tích hợp nhiều tính năng bổ sung như quản lý nghỉ phép, tính toán lương tự động, báo cáo hiệu suất lao động, và tính năng quản lý nhân sự khác.
• Chi phí hợp lý
• Cung cấp phân tích chuyên sâu
• Phần mềm quản lý chấm công giúp đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, giảm thiểu sai sót so với việc ghi chấm công bằng tay hoặc các phương thức truyền thống khác.
• Tích hợp báo cáo dựa trên thời gian thực
• Chống gian lận, tăng tính xác thực cho số liệu
• Lưu trữ thông tin chính xác, tự động và quản lý chấm công hiệu quả hơn

Nhược điểm:

• Cần thời gian để nhân viên thích nghi
• Cần lựa chọn phần mềm để tương thích với các hình thức chấm công điện tử liên kết

IV. Phần mềm chấm công Vicheckin – Giải pháp với nhiều ưu điểm

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm chấm công khác nhau, trong đó Vicheckin được nhiều doanh nghiệp tin dùng, với nhiều tính năng ưu việt, phù hợp với đặc thù các doanh nghiệp ở Việt Nam.

Vicheckin là phần mềm chấm công AI, một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm vượt trội như độ chính xác cao, bảo mật tốt, linh hoạt và tiện lợi. Chấm công bằng AI đơn giản là việc sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để tự động chấm công cho nhân viên.

Ưu điểm của Vicheckin:

• Nhân viên không cần chủ động nhớ đến việc chấm công vì việc này sẽ diễn ra hoàn toàn tự động.
• Thời gian chấm công được rút xuống thấp nhất, mất chưa đến 2 giây để hoàn thành việc chấm công.
• Camera có thể đáp ứng được những việc trên nhờ vào những tính năng vượt trội so với những thiết bị chấm công khác.
• Camera có khả năng xử lý nhận diện ngay lập tức cho 50.000 khuôn mặt với tốc độ dưới 0,25 giây và khả năng chính xác 99,9%.
• Mức độ chính xác cao, người lao động không thể nhờ chấm công hộ.
• Loại bỏ được hạn chế của các hình thức chấm công khác như: Không mang thẻ theo người, bị mờ dấu vân tay, thẻ bị hỏng, …
• Không mất thêm các chi phí vận hàng phụ như chi phí in ấn, chi phí làm thẻ,…
• Bảng công được cập nhật realtime, tự động yêu cầu cập nhật ngày công nếu thấy thiếu.
• Nhân viên tự xác nhận công trên app, thời gian đi muộn, số ngày nghỉ phép.

Sử dụng phần mềm ViCheckin mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ cho bộ phận quản lý, mà còn cho cả nhân viên nói riêng và doanh nghiệp nói chung nhờ những tính năng ưu việt, hiện đại. Cụ thể như sau:

Lý do nên dùng phần mềm Vicheckin:

• Phần mềm giảm toàn bộ thao tác chấm công thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức cho HR.
• Nhân viên hài lòng hơn vì những thao tác được tự động hóa, dữ liệu công lương minh bạch.
• Lãnh đạo có cái nhìn chi tiết hơn về tình hình làm việc của nhân viên với những báo cáo chi tiết, tổng quan.

IV. Kết luận

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm và quy chế vận hành khác nhau. Vì thế, bạn cần lựa chọn hình thức quản lý chấm công nhân viên phù hợp. Việc sử dụng các phần mềm quản trị có thể rút ngắn thời gian tổng hợp công và đảm bảo độ chính xác cao. Hy vọng bài viết trên của được chia sẻ sẽ mang đến hữu ích cho bạn đọc.